Markedsføring til konferencer og firmaevents begynder længe før, du stiller et banner op ved indgangen. Du skal fortælle de rette mennesker, hvorfor de skal deltage, hjælpe dem med at finde vej og give dem noget relevant at tage med hjem. Du behøver ikke kende særlige fagudtryk for at komme i gang. Begynd med arrangementets formål, og lad det styre både invitationer, skilte og opfølgning.

Giv markedsføring til konferencer og firmaevents et tydeligt mål

Før du vælger farver eller bestiller tryksager, skal du kunne forklare, hvad arrangementet skal føre til. En konference kan samle deltagere om faglige oplæg. Et firmaevent kan præsentere en ny ydelse for eksisterende kunder eller samle medarbejdere om en fælles retning. Forskellige formål kræver forskellige budskaber. Forsøger du at fortælle alt på én gang, bliver invitationen hurtigt uklar.

Skriv målet ned i én sætning med en handling, du kan følge op på. Det kunne være at få 60 relevante deltagere til et fagligt morgenmøde eller at få kunder til at booke en efterfølgende samtale. Tallet er et planlægningseksempel, ikke en målestok for succes. Vælg et mål, der passer til lokalets kapacitet, bemandingen og budgettet. Aftal også, hvem der følger op på resultatet. Så bliver designet ikke kun vurderet efter smag, mens arrangementets egentlige formål forsvinder i diskussionen.

Beskriv deltageren før du skriver invitationen

Målgruppen er de mennesker, arrangementet skal være relevant for. Beskriv dem med almindelige ord. Hvilke opgaver har de? Hvad ved de allerede om emnet? Og hvad skal de kunne bruge dagen til bagefter? En invitation til indkøbere skal ikke nødvendigvis fremhæve det samme som en invitation til teknikere, selv om begge grupper arbejder i de samme virksomheder.

Vælg derefter ét hovedbudskab, der forbinder programmet med deltagernes behov. Skriv konkret, hvad de får adgang til, frem for blot at kalde dagen inspirerende. Det kan være demonstrationer, tid til spørgsmål eller en gennemgang af en bestemt arbejdsproces. Oplys også, hvem det faglige niveau passer til. Begyndere skal kunne se, at de kan følge med, mens deltagere med forhåndsviden skal vide, hvad der er nyt for dem. Den afklaring hjælper med at tiltrække relevante gæster og giver dem realistiske forventninger til indholdet.

Byg invitationen op omkring en enkel tilmelding

Invitationen skal både skabe interesse og besvare praktiske spørgsmål. Sæt arrangementets emne og udbytte først. Fortæl derefter, hvor og hvornår det foregår, hvor længe det varer, og hvad deltagelsen koster. Er arrangementet gratis, skal det også fremgå. Gem ikke oplysninger om betaling, afbud eller begrænset deltagerantal nederst i en lang tekst. De har betydning for beslutningen om at tilmelde sig.

Hold tilmeldingen kort. Bed kun om oplysninger, du faktisk skal bruge til at administrere arrangementet, og forklar formålet med felter, der kræver ekstra oplysninger. En jobtitel kan være relevant, når du skal sammensætte faglige grupper, men er ikke nødvendig ved ethvert firmaevent.

• Angiv dato, tidspunkt og præcis adresse.
• Beskriv programmet med få, konkrete punkter.
• Oplys pris, tilmeldingsfrist og eventuelle afbudsvilkår.
• Fortæl, hvordan deltageren får sin bekræftelse.

Send en bekræftelse med de praktiske oplysninger samlet. En påmindelse tættere på dagen kan indeholde transportmuligheder og kontaktoplysninger. Mødetidspunktet skal dog være nemt at finde, uden at modtageren behøver at læse hele invitationen igen.

Lad markedsføring til konferencer og firmaevents vise vej

På selve dagen har skiltene en anden opgave end invitationen. Nu skal de hjælpe deltagerne med at finde indgangen, registreringen og det rigtige lokale. Begynd med at tegne gæstens rute fra ankomst til siddeplads. Markér de steder, hvor der skal træffes et valg, eksempelvis ved en trappe eller en gang med flere mødelokaler. Her har et enkelt retningsskilt ofte større praktisk værdi end endnu en flade med logo.

Forestil dig en deltager, der ankommer med en kop kaffe i den ene hånd og telefonen i den anden. Vedkommende skal kunne aflæse skiltet uden at stoppe op og lede efter oplysninger i en tæt tekst. Skriv eksempelvis arrangementets navn og lokale sammen med en tydelig pil. Gem programbeskrivelserne til et andet sted. Placér ikke skilte bag åbne døre eller i passager, hvor mennesker naturligt samler sig. Kontrollér også, at skilte og standere ikke spærrer flugtveje, adgangsveje for personer med nedsat mobilitet eller personalets arbejdsområder.

Vælg tryksager efter placering og læseafstand

Et banner, en rollup og et programark løser forskellige opgaver. En rollup er et sammenrulleligt banner i en fritstående holder og kan bruges ved registreringen. Et større banner kan markere en scene eller et arrangementsområde. Et programark er til oplysninger, som deltageren læser tæt på. Vælg format efter opgaven frem for at bestille lidt af det hele. De forskellige opgaver, som eventmarkedsføring skal løse på dagen, kræver derfor ikke nødvendigvis samme format.

Jo større læseafstand, desto færre ord bør du som udgangspunkt bruge. På en stor flade kan arrangementets navn og en kort forklaring være tilstrækkeligt. Sørg for tydelig kontrast mellem tekst og baggrund, og undgå små detaljer bag bogstaverne. Bed leverandøren om krav til filformat, billedopløsning og beskæring, før layoutet færdiggøres. En korrektur på skærmen viser ikke nødvendigvis, hvordan materialet fungerer i lokalet. Udskriv gerne et tekstudsnit i den planlagte størrelse, og betragt det på afstand. Kontrollér desuden mål og stabilitet, om der følger en transporttaske med, og hvor lang tid opsætningen kræver, før du bestiller.

Aftal pladsen til værter, talere og sponsorer

Når flere afsendere medvirker, kan det hurtigt blive uklart, hvem der står bag arrangementet. Værten vil måske fremhæve arrangementets navn, mens sponsorer ønsker synlige logoer, og talere har egne præsentationer. Aftal derfor på forhånd, hvem der skal være synlig hvor. Invitation, scene og program behøver ikke have præcis samme fordeling, men rollerne skal være forståelige for deltagerne. Skeln mellem arrangør, sponsor og faglig medvirkende, når det er relevant.

Indhent logoer i et format, der kan forstørres uden at blive uskarpt, og få navne og titler godkendt. Lav gerne én fælles skabelon til oplæggenes første dias, så arrangementets navn står ens gennem dagen. Ved sponsorater bør aftalen beskrive placering, størrelse, antal materialer og eventuel omtale. Lov ikke et bestemt antal visninger eller henvendelser, hvis du ikke har grundlag for det. Skal baggrunden bruges til fotografering, så kontrollér udsnittet med et kamera før åbningen. Et logo tæt ved gulvet kommer sjældent med på et almindeligt portrætbillede.

Saml budget, deadlines og godkendelser ét sted

Et brugbart budget rummer mere end selve trykprisen. Medregn også grafisk arbejde, fragt, holdere, transport, montering og eventuel opbevaring. Afklar, om tilbuddene er med eller uden moms, så du sammenligner på samme grundlag. En lav stykpris siger ikke meget, hvis løsningen kræver ekstra beslag eller en særskilt levering. Bed om en samlet specifikation, og kontrollér, hvad der faktisk følger med.

Lav derefter en tidsplan baglæns fra arrangementsdagen. Der skal være plads til korrektur, godkendelse, produktion og levering samt håndtering af fejl. Udpeg én person, der samler rettelserne, så leverandøren ikke modtager modstridende beskeder fra flere kolleger. Gem den godkendte version tydeligt adskilt fra tidligere udkast. Materialer uden dato og skiftende programoplysninger kan ofte bruges igen, hvis de stadig passer til formålet. Lad derfor oplysninger, der ændrer sig fra gang til gang, stå på udskiftelige skilte eller separate programark, når konstruktionen tillader det. Kontrollér materialernes stand, før de pakkes til næste arrangement.

Planlæg opfølgningen før gæsterne går hjem

Opfølgningen skal hænge sammen med det, du lovede før og under arrangementet. Har deltagerne fået tilbudt præsentationer eller supplerende materiale, skal nogen have til opgave at klargøre og sende det. Aftal også, hvordan spørgsmål, der ikke blev besvaret på dagen, bliver håndteret. En kort besked med det lovede materiale eller svar på et konkret spørgsmål er mere relevant end en lang mail, der gentager hele programmet.

Skeln mellem praktisk kommunikation om arrangementet og efterfølgende markedsføring. En tilmelding er ikke i sig selv et generelt samtykke til reklamemails. Sørg for, at eventuelle samtykker indhentes og dokumenteres efter de gældende regler. Vil du senere bruge billeder af identificerbare deltagere, skal grundlaget for brugen også være afklaret. Følg op på det mål, du satte fra begyndelsen, eksempelvis antal tilmeldinger, fremmødte deltagere eller aftalte samtaler. Notér desuden konkrete driftsproblemer, mens de er friske i hukommelsen. Et manglende skilt ved elevatoren eller en uklar lokaleangivelse kan skrives direkte ind i planen for næste arrangement som noget, der skal rettes.